La enciclopedia de la empresa, el documento sagrado que contiene toda la sabiduría de un negocio: eso es el manual de operaciones.
En una pequeña compañía, las instrucciones y mejores prácticas del negocio se transmiten de manera informal, casi artesanal, de padres a hijos o de maestros a aventajados aprendices. Sin embargo, cuando estamos hablando de organizaciones de mayor tamaño -o que, por su complejidad técnica- no pueden basarse sólo en esta comunicación oral- debemos dar un paso más allá.
Ahí es cuando entra en juego el manual de operaciones de una compañía. Un documento en donde se recogen todos los procedimientos operativos estándar, así como toda clase de políticas laborales (desde la gestión de los riesgos en el trabajo hasta el funcionamiento de las vacaciones y los permisos de paternidad), información corporativa (misión y valores de la empresa, jerarquía, breve historia, cultura de la organización, etc.), protocolos de emergencia o guías para la carrera profesional dentro de esa empresa.
Consistencia en el negocio
El principal objetivo de estos manuales de operaciones no es otro que garantizar la consistencia y la continuidad en el negocio, pase lo que pase, independientemente de la rotación de personal o de cuáles sean las preocupaciones más inmediatas de la empresa.
En empresas que cambian habitualmente la composición de su planta de personal, este tipo de documentos son imprescindibles ya que son la única forma de que los nuevos trabajadores puedan completar sus tareas desde el primer momento con el mismo estándar de calidad del personal más veterano y sin tener que interrumpir a éste para consultarle dudas.
Estandarización y optimización
La estandarización de los procesos es esencial si queremos poderles poner palabras y esquemas que sirvan para ser replicados a gran escala y en diferentes espacios temporales.
Además al estandarizar la cadena productiva, salen a la luz muchas ineficaces prácticas que pueden ser corregidas y apropiadamente optimizadas para evitar cualquier inconveniente futuro.
¿Manual en papel o digital?
Una vez tenemos todo lo anterior claro, llega el momento de editar, publicar y distribuir el manual de operaciones entre todos los empleados. Si bien muchas compañías siguen optando por crear estos documentos en soporte impreso, lo más práctico en la actualidad es que éstos vengan acompañados (si no, ya en exclusiva) por una edición digital.